Как организовать событие?

Обратите внимание

Если вы хотите организовать мероприятие с Greenpeace , помните, оно должно соответствовать нескольким критериям и быть подтвержденным сотрудником Greenpeace.

  • Мероприятие должно соответствовать целям работы организации и иметь отношение к одному из проектов, которыми Greenpeace  сейчас занимается.
  • Событие должно соответствовать принципам Greenpeace. Недопустимы любые проявления насильственности — как физической, так и моральной. Оно должно оставаться независимым, и его организация не должна спонсироваться пожертвованиями от бизнеса или администрации города. Не стоит рекомендовать конкретные бренды и/или производителей/политических и прочих заинтересованных деятелей.
  • Перед запуском любого проекта Greenpeace выпускает сводку вопросов и ответов — ознакомьтесь с ними. Вопросы и ответы про организацию событий вы также найдете в разделе «Часто задаваемые вопросы». 

Важно

Понимать соответствие ваших ресурсов и планов. Цели могут быть амбициозны, но постарайтесь заранее подумать, сколько у вас времени, материальных благ и людей. Мы подготовили для вас 11 шагов для организации успешного мероприятия. Задайте себе несколько вопросов, чтобы повысить эффективность события.

1. Цель

  • Зачем вы проводите мероприятие? 
  • Чего вы хотите достичь?
  • Соответствует ли то, что вы запланировали, вашей цели?

2. Место

  • Почему именно там?
  • Это улица или помещение? Время года?
  • Выпишете необходимые согласования.

Старайтесь выбирать места, где существует собственная администрация, чтобы избежать согласования события с городом. Это могут быть антикафе, кафе, креативные пространства, коворкинги, библиотеки, парки. Если такой возможности нет, нужно подать уведомление в администрацию муниципального учреждения, на территории которого будет проходить мероприятие.

 

Важно различать массовые события и понимать, как к ним готовиться:

 

  • Пикеты. Можно использовать средства наглядной агитации и отказаться от звукоусиливающей аппаратуры. Утверждается за 3-15 дней до события. 
  • Митинги. Можно использовать звукоусиливающую аппаратуру. Утверждается за 10-15 дней до события.
  • Шествия и демонстрации. Необходимо заранее продумать определенный маршрут и утвердить его. Утверждается за 10-15 дней до события. (ссылка на пример формы подачи уведомления)

3. Время

  • Достаточно ли вам времени, чтобы подготовить событие?
  • Узнают ли люди про мероприятие до его проведения?
  • Может ли ваша аудитория быть на мероприятии в это время?

4. Бюджет и расходы

  • Что вам необходимо для того, чтобы провести событие? Выпишите все, обозначьте наличие и примерную стоимость.
  • Есть ли у вас необходимое количество денег? (если нет, то укажите время на их поиски)

Структура расходов:

  • Помещение (аренда)
  • Питание
  • Логистика (перевозка реквизита, участников, курьерская доставка)
  • Реквизит (что нужно для мероприятия)
  • Договоры/услуги (тренеры, повара, медицинские работники, фотограф, оператор)

5. Организаторы

  • Подумайте, кто будет организовывать и проводить мероприятие?
  • Найдите людей (друзья, родные, коллеги, волонтеры Greenwire, активисты местных групп)
  • Распределите обязанности по подготовке и проведению. Например, Аня (логистика), Маша (поиск спикеров), Дима (приглашение людей).

6. Стадии подготовки

  • Продумайте стадии подготовки мероприятия.
  • Разбейте глобальные задачи на маленькие и назначьте ответственных.

7. Приглашение людей

  • Кого вы хотите видеть?
  • Достаточно ли времени, чтобы их пригласить?
  • Без кого мероприятие не состоится? 
  • Продумайте каналы, через которые пригласите людей: Greenwire, социальные сети, местные СМИ, листовки в подъездах.

8. Риски

  • Что может пойти не так?
  • Как вы сможете с этим справиться?

9. Контроль исполнения

  • Контролируйте ход подготовки.
  • Спрашивайте у всех вовлеченных, как идут дела? Нужна ли помощь? Успевают ли участники?

10. Чек-лист для события

  • Комфортно ли людям?
  • Удоволетворены ли все нужды?
  • Учтены ли риски и как с ними справляются?
  • Будьте гибкими: оставьте запасной бюджет и фиксируйте происходящее для технического отчета.

11. После события

  • Поблагодарите всех
  • По возможности примите обратную связь
  • Расскажите о мероприятии в соцсетях, на Greenwire и не забывайте праздновать свои успехи, даже если они кажутся незначительными!

Ближайшие мероприятия Гринвайер